(2.0.P1)

Графикът и бюджетът на проекта се създават заедно със съответната Харта на проекта от Стъпка 1.0. Графикът е жизненоважен инструмент, с помощта на който се гарантира, че екипът на проекта знае какво се изисква от него. Мнозина срещат трудности при създаването на график. Обикновено това се дължи на недобро дефиниране на проекта. Много е трудно да се създаде добре обоснован график, ако ръководителят на проекта не е съвсем наясно какво трябва да създаде проектът.

Бюджетът представлява средствата, които могат да бъдат изразходвани от проекта. В зависимост от организацията и от това какъв вид счетоводство прилагате, бюджетът може да съдържа само външните разходи на проекта (доставчици, хардуер, софтуер, материали и други.). Някои организации включват в бюджета и разходите за собствен труд. Такива организации обикновено прилагат някакъв вид процес за разпределение на вътрешните разходи обратно към клиента или отдел "Клиенти".

(Процесът TenStep не включва финансовите дейности, които се извършват за обосновка на проекта. Тези финансови дейности могат да включват обикновен анализ разходи / приходи или по-сложните Възвращаемост на инвестициите (Return on Investment - ROI), Вътрешна възвращаемост (Internal Rate of Return - IRR) и други. Този процес за извършване на финансова обосновка на проекта е описан в  PortfolioStep Portfolio Management Framework (www.PortfolioStep.com). В TenStep се приема, че финансовият анализ и обосновката на проекта вече са направени, и че проектът вече получил първоначално одобрение.

Стъпка "Дефиниране на работата"

гарантира, че между вас и спонсора на проекта има съгласие относно работата, която трябва да се извърши. В тази стъпка ръководителят на проекта определя как ще се извърши работата. В зависимост от размера на проекта можете да използвате софтуерен пакет за управление на проекти като например MS Project, електронна таблица или дори да работите по дейности, които са само в главата ви.

Съществуват редица техники за създаване на график. Може би най-добрата възможност е да използвате график от предишен подобен проект като отправна точка. И все пак, поради уникалността на всеки проект, това може да се окаже трудно.

Втори добър вариант е да потърсите вече създадена шаблон за график от проект със сходни характеристики. Да приемем например, че инсталирате програмен пакет. Дори да се внедрява за пръв път във фирмата ви, в него можете да намерите типов график за проект за внедряване на програмни пакети.

В случай че не разполагате с график от минали проекти или типов график, които да използвате като отправна точка, можете да използвате техниката Структура на работата като база за графика. Структурата на работата е техника, при която проектът се разглежда на високо равнище и след това се разбива на все по-малки и по-малки части, докато се получи пълна картина на работата, която трябва да се извърши. В създаването на структурата на работата може да участва целият екип на проекта. По принцип тази техника винаги може да се използва като база за създаване на график от нула. Ако вие (или някой друг) не разполагате с достатъчно информация за създаване на Структура на работата на проекта (или поне през първите три месеца от проекта), вероятно не сте готови да стартирате проекта. В такъв случай може да дефинирате само частта анализ на проекта. След извършването на анализа на проекта, трябва да разполагате с достатъчно информация за дефинирането на останалата част от проекта.

 

2.0.P2 Връзката между дефинирането и планирането на работата

Забележете, че дефинирането на работата представлява  Стъпка 1 в процеса TenStep, а планирането на работата и бюджета е  Стъпка 2. Поредните номера на стъпките, обаче, не означават, че те се изпълняват в тази последователност. Сами ще установите, че не можете да завършите Хартата на проекта, ако не сте започнали да очертавате общата схема на графика. В много случаи тези два продукта трябва да се изготвят успоредно. След като съберете необходимата информация за обхвата и продуктите, трябва да започнете да определяте цялостната времева рамка, за да можете да направите оценка на усилията и продължителността. След като съберете повече информация, необходима за дефинирането, ще сте в състояние да добавите и повече подробности към графика. След като приключите с резултатите, обхвата, допусканията и подхода, трябва да разполагате с достатъчно информация в графика, за да направите оценка на бюджета, усилията (обема) и продължителността, които от своя страна са необходими за завършването на Хартата на проекта.