(3.0.P1)

Ако сте следвали стъпки 1 и 2, вече сте създали Харта на проекта, както и график и бюджет на проекта. В тази стъпка трябва да управлявате графика и бюджета, за да сте сигурни, че проектът ще приключи в рамките на предвидените график и бюджет.  

Никога няма да станете добър ръководител на проект, ако редовно не актуализирате графика. Не забравяйте, че графикът е само продукт. Той описва работата, която трябва да се извърши, последователността на дейностите, необходимите усилия, алокираните ресурси и др.Управлението на графика означава, че разбирате работата, която трябва да се извърши, кой трябва да я извърши, кога трябва да приключи и др.

Графикът трябва да отразява най-точното ви предположение към момента за това как ще завършите остатъка от работата. Колкото по-сложен е проектът, толкова повече промени трябва да се направят в "ориентировъчния" план с напредването на проекта. Ето защо управлението на графика представлява толкова важно умение за управление на проекти. Ръководителят на проекта трябва редовно да прави оценка на графика (обикновено ежеседмично) и да определя текущото състояние на проекта. Въз основа на текущото състояние на проекта и текущото ви разбиране за оставащата работа, трябва да начертаете нов път за завършване на работата в рамките на първоначално одобрения бюджет и срок.

Обикновено прегледът на графика се прави ежеседмично. По време на този преглед ръководителят на проекта актуализира плана с информация за извършената и за текущата работа. Прави се оценка на оставащата работа, за да се установи дали проектът може да се изпълни в рамките на първоначалните оценки на обема, разходите и продължителността. Ако е така, това означава че сте в добра форма. Ако не, ръководителят на проекта трябва да предприеме коригиращи действия.

От всички умения, необходими за управлението на проекти, управлението на графика може би е най-важното. В зависимост от динамиката на проекта може да се наложи ръководителят на проекта постоянно да използва своя опит и изобретателност, за да завърши проекта според очакванията. Възможно е в дадена седмица проектът да върви по план, а на следващата някои от задачите да изостанат от графика и да възникнат проблеми. Ако една дейност от критичния път закъснява с една седмица, ръководителят на проекта не може да стои безучастно и да позволи целият проект да закъснее. Вместо това Той трябва да направи оценка на ресурсите и възможностите за връщане на проекта в график. Ако притежавате необходимите качества, управлението на графика може да се окаже един от най-предизвикателните и най-удовлетворяващите аспекти на управлението на проекти. Ако не ви е приятно да вършите тази твърде обемна работа, която се изисква за целта, по всяка вероятност ще ви бъде по-трудно да сте успешен ръководител на проекти.

Интегриране на проекта и процесите за управление на проекта (3.0.P2)

В Стъпка 1 – Дефиниране на работата, се определят не само характеристиките на проекта, но и всички План за управление на проекта. Те включват процесите за управление на обхвата, рисковете, комуникациите, качеството и др.

След като започне изпълнението на проекта, всички процеси за управление на проекта се интегрират в тази стъпка - Управление на графика и бюджета. Интегрирането се осъществява тук поради водещия принцип, който лежи в основата на процеса TenStep – "Това, което е в графика, трябва да се изпълни". С други думи цялата работа на проекта трябва да е включена в графика, а ако дадена дейност не фигурира в графика, тя не трябва да се изпълнява.

Графикът е в центъра на управлението на проекта и всички процеси за управление на проекта се интегрират в графика. В работния си план трябва да предвидите дейности и време за комуникации, управление на обхвата, актуализиране на графика и всички други дейности за управление на проекта. Интегрирането се осъществява, когато процесите за управление на проекта се съчетаят, както и когато дейностите за управление на проекта и дейностите от жизнения цикъл на проекта се припокрият. Да разгледаме следния пример:

• Одобрена е голяма промяна в обхвата, която води до увеличаване на обема и разходите. Това е типичен пример за интегриране на работата по управлението на проекта и жизнения цикъл на проекта. Въздействието се отразява в актуализирания график и бюджет.

• Идентифицирали сте рискове и създавате План за управление на рисковете за управление на тези рисковете. Изпращате изготвения План за управление на рисковете до всички заинтересовани страни за коментар. Това е пример за интегриране на управлението на риска и управлението на комуникациите. Тъй като цялата тази работа отнема време и усилия, дейностите са включени в графика и интегрирането се осъществява в тази стъпка.

• Възниква проблем във връзка с качеството. Той изисква да се приложи процеса за управление на проблемите и съответните дейности се включват в графика. За разрешаването на проблема решавате да съберете информация за повече измерители и дейностите за събиране на информация за измерителите се добавят в графика. Анализът на резултатите от този процес води до промени в работните процеси и допълнителни дейности за контрол на качеството. Осъществявате комуникация с всички заинтересовани страни от ръководството с цел управление на очакванията. Цялата тази работа ще бъде отразена в графика и бюджета.

Цялата работа на проекта трябва да бъде отразена в графика и бюджета. Ето защо именно в тази стъпка проектът се управлява и контролира, именно тук се изпълняват, проследяват и интегрират всички дейности от жизнения цикъл на проекта и всички дейности за управлението на проекта.

Стартиране и приключване на проекта (3.0.P3)

Графикът на проекта е централната координационна точка за управлението и контрола на проекта. След като проектът бъде дефиниран и планиран, може да започне същинското му изпълнение и да се създадат резултатите на проекта. Това се нарича и жизнен цикъл на проекта. Жизненият цикъл на проекта е заобиколен от две събития – среща за стартиране на проекта, която отбелязва официалния старт на изпълнението на проекта, и група от дейности за приключване на проекта, които отбелязват официалния край на проекта. И двете събития са описани по-подробно в настоящия раздел на процеса TenStep.  (Вж. 3.1.1 Официално стартиране на проекта and 3.1.2 Закриване на проекта )