(5.0.P1)

Казват, че една от константите в света е "промяната". Човек може да си прави идеални планове, но те не са в състояние да предвидят всяка потенциална промяна, която може да настъпи. Колкото по-продължителен е проектът, толкова по-вероятно е да ви се наложи да се справяте с промени. Това е една от причините, поради която процесът TenStep отчита, че процесите на първоначално дефиниране (стъпка 1) и планиране (стъпка 2) не е задължително да са идеални. Вие и екипът ви трябва да направите каквото можете при наличната към момента информация. Това е достатъчно. След това трябва да управлявате промените. 

В един проект могат да се проявят няколко свързани аспекти на промяната.

• Промени в обхвата

• Промени в конфигурацията

• Всички останали промени

Настоящият раздел от процеса TenStep обхваща всички аспекти на промяната. В повечето проекти най-важният аспект на промяната е управлението на промените в обхвата и именно това е аспектът, който е най-подробно застъпен в настоящата стъпка.

Промени в обхвата (5.0.P2)

"Обхват" е термин, използван за описание на границите на проекта. Обхватът се използва, за да се определи какво проектът ще създаде и какво няма да създаде. За по-големите проекти той може да включва засегнатите организации, транзакциите, върху които ще бъде оказано въздействие, видовете данни, които ще бъдат включени в проекта, и други.

Ако се вгледате в причините за неуспех на проектите, ще видите, че обикновено те се дължат на два проблема - или екипът не е отделил достатъчно време за дефиниране на работата и/или е липсвало управление на обхвата. Дори ако ръководителят на проекта е извършил добре дефинирането на обхвата, най-трудната част се състои в това да се управлява проекта в рамките на съгласувания обхват.

Целта на управлението на промените в обхвата е да запази приложимостта на одобрената Харта на проекта и одобрените бизнес изисквания. С други думи, Хартата на проекта дефинира цялостния обхват на проекта, а бизнес изискванията дефинират подробно продуктите. Екипът на проекта се ангажира с краен срок и бюджет базиран на тази обща и подробна дефиниция на обхвата. Ако продуктите се променят в рамките на проекта (обикновено това означава, че клиентът иска допълнителни неща), оценките за разходите, обемът на работата и продължителността вече не могат да бъдат валидни. Ако спонсорът е съгласен да включи новата работа в обхвата на проекта, ръководителят на проекта има правото да очаква, че текущият бюджет и крайният срок ще бъдат променени (обикновено увеличени), за да отразят тази допълнителна работа. Тези нови оценени разходи, обем и продължителност сега се превръщат в одобрената база.

Понякога ръководителят на проекта смята, че управлението на обхвата означава да каже ,,не’’ на клиента. Това кара ръководителя на проекта да се чувства нервен и несигурен.

Въпреки това, добрата новина е, че управлението на обхвата означава да се накара спонсора да вземе решения, които ще доведат до промените в обхвата на проекта.

Това е много важно. Малко клиенти могат да предвидят и изразят всяко изискване предварително. Ето защо, обикновено има промени, които трябва да бъдат въведени по време на проекта. Тези промени могат да бъдат много необходими за решението и може да има добре обосновани бизнес причини защо трябва да бъдат предприети. Ръководителят на проекта и екипът на проекта трябва да разбират когато се искат тези промени. Тогава те трябва да следват предварително определен процес на промени в обхвата. Този процес в крайна сметка доставя подходящата информация за спонсора на проекта и му позволява да реши дали промяната трябва да бъде одобрена, базирано на бизнес стойността и въздействието върху проекта в рамките на разходите и графика.

Промени в конфигурацията (5.0.P3)

"Управление на конфигурацията" е термин, който се отнася до идентификацията, проследяването и управлението на всички продукти на проекта и характеристиките (мета-данните) на продуктите. В някои организации този процес се дефинира по-тясно в смисъл на управление на физическите продукти..

Всички останали промени (5.0.P4)

Проектът може да претърпи промени, които не е задължително да спадат към управлението на промените в обхвата или управлението на конфигурацията. Тези промени могат да бъдат групирани в една обща категория за управление на промяната. Да приемем например, че един от членовете на екипа ви напусне и се налага да бъде заменен. Това не е пример за промяна в обхвата, нито пък е промяна в конфигурацията. Това е промяна от общ характер. В този случай трябва да документирате факта, че е настъпила промяна в ресурсите, да определите въздействието на промяната, да съставите план за управление на промяната и т.н. В много отношения ще следвате процес сходен на този при искане за промяна, макар тази промяна и въздействието й върху проекта да не е резултат от искане за промяна в обхвата.

Една от основните разлики между управление на промяна от общ характери и управление на промяна в обхвата е, че ако бъде поискана и одобрена промяна в обхвата, вие очаквате да промените бюджета и графика, за да ги приспособите спрямо промяната. При промени, които не са свързани с обхвата, не очаквате същото. В горния пример, когато въпросният член на екипа са налага да се замени, със сигурност има промяна, която вероятно ще повлияе на проекта. Все пак не очаквате тя да доведе до промяна в графика или бюджета. На практика е възможно тя да се отрази върху графика и бюджета. Въпреки това тя не води автоматично до предположението, че със сигурност ще настъпи промяна в графика и бюджета.

           5.0.1 Defining Scope

           5.0.2 Create Scope Management Plan