 |
 |
 |
 |
 |
0.0.1 Ползата от управлението на проекти
(0.0.1.Р1)
Някои фирми се славят с неизменната си способност ефективно да управляват проекти. В това отношение повечето организации, обаче, нямат такава завидна репутация. Притежава ли вашата фирма някоя от следните характеристики?:
-
Проектите закъсняват, надхвърлят предвидения бюджет или не успяват да постигнат изискваната от клиента функционалност;
-
Незадоволителни стандартни процеси и техники и липса на уеднаквеност в прилагането им от ръководителите на проектите;
-
Управлението на проекта се осъществява по реактивен начин и не носи особена полза за проекта;
-
Времето, необходимо за постигане на активно управление на проектите, не се предвижда в графика, тъй като се счита за "излишно";
-
Проектите са "успешни" въпреки липсата на планиране и управление, но това се постига с цената на силен стрес и извънреден труд през целия жизнен цикъл на проекта.
Ключът към преодоляването на тези слабости се крие в добрата методология за управление на проекти. Добрите умения за управление на проекти не предполагат непременно липса на проблеми. Те не означават, че рисковете ще изчезнат или че изненади няма да има. Ползата от доброто управление на проекти е в наличието на стандартни процеси, които могат да послужат за справяне с всякакви непредвидени обстоятелства.
Процесите и техниките за управление на проекти се използват за координиране на ресурсите с оглед постигане на предвидими резултати. Все пак от самото начало трябва да сме наясно, че управлението на проекти не е точна наука и че успехът никога не е гарантиран. И тъй като в тях участват хора, проектите винаги се характеризират с известна доза комплексност и несигурност, които не могат да бъдат изцяло контролирани.
Управлението на проекти е едновременно наука и изкуство. То е наука, тъй като разчита на изпитани и повторяеми процеси и техники за постигането на успех на проектите. Изкуство е, защото наред с това предполага и управление и връзки с хората и изисква от ръководителите да проявяват интуитивни способности в ситуации, които са уникални за всеки проект. Добрата методология за управление на проекти осигурява рамката, процесите, насоките и техниките за управление на хората и работата. Добрата методология увеличава шансовете за успех и затова е от полза за организацията, за проекта и за ръководителя на проекта.
В общи линии твърдението за ползата от управлението на проекти има следния вид: Проактивното управление на проекти изисква време и усилия. Тази цена се компенсира многократно през живота на проекта посредством:
-
По-бързо и по-евтино изпълнение на проектите. Едно от най-големите предимства от прилагането на единна методология се изразява в ползата от повторението. Веднъж създадени, процесите, процедурите и формите могат да се използват (може би с малки изменения) във всички бъдещи проекти. Това води до намаляване на времето за стартиране на нови проекти, по-лесен трансфер на знания и спестяване на време поради това, че не се налага за всеки нов проект да се създават нови процеси и форми "от нула".
-
Спестяване на усилия и разходи чрез активно управление на обхвата. Редица проекти срещат затруднения при управлението на обхвата, което води до допълнителни усилия и разходи за проекта. Наличието на по-добри процеси за управление на проекти ще позволи по-ефективно управление на обхвата.
-
Постигане на по-висока степен на съответствие между очакваните и реализираните резултати посредством по-добро планиране. Редица проекти срещат проблеми поради несъответствие между това, което клиентът очаква и това, което екипът на проекта реализира. Използването на методология води до по-добро планиране на проектите, което дава възможност на екипа и на спонсора да се уверят, че са на едно и също мнение по отношение на основните резултати, които трябва да бъдат постигнати от проекта.
-
По-бързо разрешаване на проблемите. Някои екипи губят твърде много време и енергия в усилия за разрешаване на възникнали проблеми най-вече, защото не знаят как да ги разрешат. Използването на активен процес за управление на проблемите на проекта спомага за разрешаване на възникналите проблеми по възможно най-бързия начин.
-
Предотвратяване на евентуални бъдещи рискове преди възникването на самите проблеми. TenStep съдържа процеси за идентифициране и управление на рисковете. Използването на изпитани процеси за управление на риска води до идентифициране и управление на потенциалните проблеми, преди още да са възникнали..
-
По-ефективно изразяване и управление на очакванията заедно с клиенти, членове на екипа и заинтересовани лица. Много проблеми в един проект могат да се избегнат с помощта на активна комуникация на различни равнища. Освен това голяма част от конфликтите в проектите възникват в резултат не на конкретен проблем, а вследствие на изненади. Методологията TenStep поставя ударение върху активната официална и неофициална комуникация, която води до по-малко изненади.
-
Създаване на продукт с високо качество от първия път. TenStep съдържа процеси за управление на качеството, които помагат на екипа на проекта да разбере нуждите на клиента по отношение на качеството. След като тези нужди бъдат дефинирани, екипът на проекта може да приложи техники за контрол на качеството и за осигуряване на качеството, за да отговори на очакванията на клиента.
-
По-добро финансово управление. То се постига в резултат на по-добро дефиниране на проектите, по-добра оценка, по-формално бюджетиране и по-добро проследяване на реалните разходи на проекта в сравнение с предвидените в бюджета. Всичко това води до по-голяма финансова предсказуемост и по-добър контрол.
-
По-навременно прекратяване на "лоши" проекти. "Лоши" са тези проекти, при които обосновката на разходите и изгодите престава да бъде валидна. Проектът може да стартира със стабилна обосновка на разходите и изгодите. Все пак, ако изпълнението на проекта закъснее и бюджетът бъде надвишен, може да се стигне до положение, при което бизнес казусът вече да не е валиден. Ефективното управление на проекти ви дава възможност да забележите тези симптоми по-рано и съответно да вземете по-добри решения за промяна на обхвата или за прекратяване на проекта.
-
По-голямо ударение върху измерителите и вземането на решения въз основа на факти. Едно от предимствата на методологията TenStep е, че тя дава насоки за по-лесно събиране на информация за измерителите. Измерителите дават информация, която помага да определите доколко ефективно и ефикасно е изпълнението на екипа ви и качество на вашите резултати. Те ви дават и информацията, която ви е нужна, за да прецените дали сте успели.
-
По-добра работна среда. Ако проектите ви са по-успешни, ще откриете допълнителни нематериални изгоди за вашия екип. Клиентите ви ще са по-ангажирани, екипът на проекта ви ще се чувства в по-голяма степен собственик на проекта, ще работи с повече дух и чувство за професионализъм и увереност. И това е логично. Хора, които работят в проблемни проекти обикновено са нещастни. И обратно - хора, които работят в успешни проекти, обикновено са по-доволни от своята работата и от себе си.
Хора, които се оплакват, че ръководството на проекта е "високо в облаците", губят представа за смисъла на начинанието. Всички проекти се управляват. Въпросът е доколко ефективно се управляват. Например:
-
Проектът ви ще срещне трудности. Искате ли да ги разрешите по проактивен начин или предпочитате просто да ги отбележите и да продължите нататък?
-
Проектът ви ще се натъкне на потенциални рискове. Какво предпочитате - да се справите с тях, преди да са възникнали, или да чакате, докато рисковете се материализират?
-
Какво избирате – активната комуникация или конфликтите и несигурността, породени от липсата на информация за проекта?
-
Да управлявате обхвата или да се справяте с надвишен бюджет и неизпълнени срокове поради извършване на повече работа от предвидената в бюджета?
-
Да заложите качеството в процеса или да разрешавате проблеми по-късно, когато това ще бъде по-скъпо?
Характеристиките на проекта няма да се променят, независимо дали ще използвате формален процес за управление на проекти или не. Това, което ще се промени, е начинът, по който ще управлявате събитията в хода на изпълнение на проекта. Дали ще ги управлявате на случаен принцип и по реактивен начин или проактивно, осигурявайки гладко протичане на процеса?
По принцип се счита, че организации, които използват добри процеси, са по-успешни от останалите. Организации, които разполагат с добри процеси и ги прилагат, понякога се наричат "процесно-ориентирани". Такива организации вършат повече работа, фокусирайки усилията си върху работата, която носи най-големи ползи. Освен това такива организации притежават организационни системи, които помагат на всички, в т. ч. на ръководителите на проекти, да постигнат по-голяма ефективност. Има много начини за оценка на степента, в която организацията прилага стандартни процеси. Може би най-добре познатият модел за оценка е Моделът на зрелостта на възможностите (Capability Maturity Model - CMM), който е описан по-подробно в 0.0.1.1 Модел на зрелостта на възможностите.
0.0.1.P2 Защо не всички практикуват ефективно управление на проекти?
След прочетеното в раздела дотук вероятно ще се учудите защо не всички използват добри техники за управление на проекти. Възможно е да се запитате и защо самите вие не използвате такива? Причините обикновено са няколко.
· Доброто управление на проекти изисква предварително инвестиране на време и усилия. Мнозина считат себе си за "действащ" тип личности. Планирането обикновено не е силната страна на този тип хора. Когато възникне проблем, такива хора обикновено обсъждат проблема и веднага пристъпват към разрешаването му. Това би имало успех, ако ставаше въпрос за искане за промяна с обем пет човекочаса. Не би се получило, обаче, в проект от 5 000 човекочаса. Не се поддавайте на импулса незабавно да се впуснете в действие! Проектът ще бъде изпълнен по-бързо, първо ако го планирате правилно и след това – ако имате дисциплината да го управлявате ефективно
· Липса на заинтересованост от страна на организацията. Трудно е да бъдеш добър ръководител на проект в организация, която не цени уменията за управление на проекти. Например, ако отделите време за създаване на Харта на проекта, а клиентът ви попита защо си губите времето с този документ, при следващия проект едва ли ще вложите толкова ентусиазъм в процеса на планиране. За постигане на максимална ефективност цялата организация трябва да подкрепя използването на единен процес за управление на проекти.
· Не притежавате нужните умения. Навярно ще установите, че липсата на процеси за управление на проекти е въпрос не толкова на желание, колкото на умение. Понякога хора без необходимата квалификация и опит биват канени да ръководят проекти. В такива случаи те се стремят да управляват проектите ефективно, без да разполагат с необходимите инструменти и подготовка. Освен това е възможно вашата организация да няма Офис за управление на проекти или друга организационна структура, която да отговаря за изграждането на умения за управление на проекти.
· Висшето ръководство мисли, че управлението на проекти е инструмент. Когато обсъждате управлението на проекти с някои представители на ръководството, първоначално те смятат, че се опитвате да въведете някакъв инструмент, който ще ви даде възможност да станете по-добър ръководител на проекти. В действителност, ако управлението на проекти беше инструмент, щеше да ви бъде по-лесно да ги убедите в ползата от него. И макар някои аспекти от управлението на проекти, като например създаването и управлението на графика, да използват инструменти, не в това се изразява ползата от управлението на проекти. Ползата се състои в дисциплинираното прилагане на изпитани и единни процеси.
· В миналото сте се опарили (или направо сте се изгорили). Когато заговорите за процеси, добри практики и форми, някои мениджъри веднага започват да мислят за административни разходи, закъснения и канцеларска работа. Те не могат веднага да осъзнаят ползата от прилагането на методология за управление на проекти. Като недостатък на методологиите обикновено се изтъква фактът, че са трудоемки, изискват твърде много документация и твърде много преместват фокуса от рутинната работа. В някои случаи, когато методологията не е съобразена с размера на конкретния проект, тези критики се оказват основателни. Например, ако от вас се иска да изготвите Харта на проекта от петнадесет страници, а проектът е само за 250 човекочаса, това може да ви накара да загубите интерес към методологията за управление на проекти. И все пак това не е проблем, свързан със самата методология, а с лошото й прилагане.
· Членовете на екипа се боят от контрол. Мнозина биха искали да влагат творчество в работата си и да я вършат под минимален контрол. Те се опасяват, че формалните техники за управление на проекти ще доведат до строг контрол, който ще ги лиши от творческата и забавната страна на работата им. До известна степен те са прави. Без съмнение единните процеси и процедури отнемат част от творчеството, но най-вече в области, в които едва ли се нуждаете от творчество. Не ви е необходимо творчество, например, когато се занимавате с промени в обхвата. Трябва само да следвате стандартните процеси, които вече са създадени. .
· Ръководството се бои да не загуби контрол. Ако наистина желаете ефективно да въведете дисциплина на управление на проекти в своята организация, трябва да предоставите на ръководителя на проекта известно право на контрол и власт. Някои организации и мениджъри от средно ниво не искат да губят този контрол. Такива мениджъри от средно ниво вероятно биха предпочели ръководителят на проекта да координира проектите, а самите те да вземат всички решения и да упражняват цялостния контрол. В организации, където този страх надделява, формално управление на проекти не може да съществува.
Някои от тези страхове са естествени и логични, докато други са емоционални и неоправдани. И макар да са основания за нерешителност да се използва формален процес за управление на проекти, те трябва да бъдат преодолени. В основата на управлението на проекти стои следното – ако в резултат от управлението на проекти проектите отнемат повече време, струват повече и имат по-лошо качество, то няма смисъл да го прилагаме.
Всъщност истината е точно в обратното. Използването на солидни техники и процеси за управление на проекти води до по-голяма вероятност проектът ви да приключи навреме, в рамките на предвидения бюджет и с приемливо качество.
Като имате предвид това, при използването на даден процес за управление на проекти, постъпвайте умно! Не създавайте процеси за управление на стойност десет милиона долара, ако проектът ви е само за десет хиляди долара. Вземете под внимание всички аспекти на управлението на проекти и създайте подходящите процеси за конкретния проект.
Как да се сдобием с методология (0.0.1.Р3)
За да въведете успешно методология за управление на проекти, първо се убедете, че в това има смисъл, ако процесите се прилагат и използват правилно. На практика всички проекти използват комбинация от процеси, процедури и форми. Ако считате, че не разполагате с такива, това всъщност означава, че разполагате с лоши и неформални такива.
Ако се нуждаете от добра методология за управление на проекти, можете да я получите по два начина.
-
Създайте си сами. Можете да разработите собствена методология, която идеално да отразява философията и най-добрите практики на вашата организация. Много фирми и до днес продължават да го правят;
-
Купете си. В случай че разработите своя собствена методология може да се изненадате, като разберете, че в крайна сметка тя прилича на повечето методологии за управление на проекти, които хората използват. Независимо по какъв начин ще я структурирате, ще трябва да планирате, да изготвите график, да управлявате обхвата и рисковете, да осъществявате комуникация и т.н. По тази причина много фирми предпочитат да закупят или лицензират вече съществуваща методология. Такива готови методологии обикновено притежават всичко, от което организацията се нуждае, за да успее.
Разбира се, дори и да закупите методология, пак ще се наложи да я прекроите според специфичните нужди на собствената ви организация. Това ви дава предимството на вариант 1 и в същото време отнема по-малко усилия и разходи, което пък е основното предимство на вариант 2.
[ Previous Page - Welcome] [ Next Page - A1.1 Capability Maturity Model (CMMI)]
